Spørsmålet vi får oftest
På kursene våre kommer det samme spørsmålet igjen og igjen, ofte allerede i første pause: hvordan deler jeg skjermen slik at tilhørerne faktisk følger med? Det høres teknisk ut, men svaret handler mest om valg du tar før du trykker på knappen. Hva skal vises, hva skal skjules, og hvor skal blikket til tilhøreren hvile mens du snakker.
De fleste som stiller spørsmålet har opplevd det samme som tilhørere: en deling som hopper mellom vinduer, et varsel som dukker opp midt i en setning, eller en tekst så liten at ingen får lest den. Da faller oppmerksomheten raskt, og det er sjelden presentatørens skyld alene. Oppsettet var rett og slett ikke forberedt.
I denne teksten går jeg gjennom svaret slik jeg gir det på kurset, i den rekkefølgen vi arbeider med det i praksis.
Start med å bestemme hva som skal deles
Den vanligste feilen er å dele hele skjermen. Da ser tilhørerne skrivebordet ditt, fanene dine og alt som tilfeldigvis ligger åpent. Del heller ett bestemt vindu, eller bruk en egen skjerm til presentasjonen hvis du har to. Da styrer du hva som er synlig, og du kan ha notatene dine på den andre skjermen uten at noen ser dem.
Tenk også gjennom hva tilhørerne trenger å se akkurat nå. Et lysbilde med seks punkter får ikke mer oppmerksomhet enn et lysbilde med ett punkt, det får mindre. Kutt tekst, øk skriftstørrelsen og la hvert bilde bære én tanke. Det som er lett å lese på din skjerm, er ofte for lite på en bærbar pc hos en tilhører.
Lag deg en liten regel: hvis du må forklare at noe er vanskelig å se, har du delt for mye.
Scenevalg: når skal du vises og når skal skjermen vises
Et godt webinar veksler mellom to bilder: deg selv og det du viser. Tenk på det som scener. Åpningen og avslutningen fungerer best med deg i bildet, fordi tilhørerne da får kontakt med den som snakker. Midt i innholdet kan skjermen ta over, med deg som et lite bilde i hjørnet eller bare som stemme.
Bestem scenene på forhånd og skriv dem inn i manuset ditt. Noter for eksempel at etter innledningen går du til lysbilde, og at ved spørsmålsrunden går du tilbake til kamerabildet. Når du vet hvor byttene kommer, slipper du å lete etter riktig knapp mens du snakker, og pausene blir korte.
Ikke bytt scene oftere enn innholdet krever. Hver endring i bildet trekker blikket, og for mange bytt gjør at tilhørerne følger med på teknikken i stedet for budskapet.
Overganger som ikke forstyrrer
Enkle overganger er best. En myk, rask overgang mellom to scener er nok, og lysbildeeffekter som spinner, zoomer eller flyr inn bør du la ligge. I en briefing skal tilhørerne tenke på innholdet, og ikke legge merke til at bildet beveger seg.
Varsle gjerne før et bytt. En setning som «nå viser jeg deg tallene» gir tilhørerne et lite hvilepunkt og forbereder blikket. Det virker nesten overdrevent når du øver, men det oppleves som rolig og tydelig i andre enden. Det samme gjelder når du går tilbake: si at du er tilbake til deg selv, og la bildet følge etter.
Hold tempoet jevnt. Hvis du blar raskt gjennom lysbilder fordi tiden går, vil tilhørerne føle at de har gått glipp av noe. Da er det bedre å kutte bilder enn å skynde seg gjennom dem.
Prøv ut oppsettet før publikum kommer
Ingen skjermdeling bør brukes første gang foran tilhørere. Sett av ti minutter før sendingen til en teknisk prøve: del vinduet, åpne presentasjonen i visningsmodus, sjekk at lyd fra eventuelle klipp følger med, og se hvordan det hele ser ut fra en annen maskin. En kollega som ser på kan fange det du selv ikke ser.
Slå av varsler på maskinen, sett telefonen på lydløs og lukk programmer du ikke trenger. Sjekk også at skjermoppløsningen ikke er satt så høyt at teksten blir liten for dem som følger med på mindre skjermer. Nettverket er en annen vanlig feilkilde, så koble til med kabel om du kan.
Legg alt dette inn i en sjekkliste du går gjennom hver gang. Da blir forberedelsen en vane, og du bruker kreftene på å presentere i stedet for å feilsøke underveis.
Hva du gjør når noe likevel går galt
Selv med god forberedelse hender det at delingen faller ut eller at feil vindu vises. Det viktigste er å holde roen og si hva som skjer. Tilhørerne tilgir en liten teknisk pause langt lettere enn en presentatør som later som ingenting og blir stille.
Ha et nødspor klart: en PDF-versjon av presentasjonen som kan sendes til deltakerne, eller et ark med hovedpunktene du kan snakke ut fra mens du retter opp. Avtal gjerne på forhånd at en kollega kan ta over chatten og svare på spørsmål mens du løser problemet.
Etter sendingen lønner det seg å notere hva som skjedde. Neste gang legger du det inn i sjekklisten, og over tid blir oppsettet mer robust. Slik bygger du trygghet gradvis, uten å investere i noe annet enn øvelse og gode rutiner.
Svaret på det vanligste spørsmålet er egentlig enkelt: del bare det tilhørerne trenger å se, planlegg scenene på forhånd, hold overgangene rolige og prøv alt før du går i luften. Skjermdeling blir lett å følge når du har bestemt deg for rekkefølgen og øvd på den. Begynn med sjekklisten, så vil resten falle på plass litt etter litt.