Start med ett budskap, ikke et ferdig manus
De fleste som skal holde en briefing, begynner med å skrive alt ordrett. Det gir en tekst som er vanskelig å lese høyt og enda vanskeligere å høre på. Start heller med én setning som sier hva tilhørerne skal sitte igjen med når du er ferdig. Skriv den på et ark ved siden av skjermen.
Bygg deretter tre støttepunkter under budskapet. Hvert punkt får et stikkord og ett konkret eksempel eller tall fra din egen virksomhet. Når strukturen er så enkel, kan du snakke naturlig, og du finner veien tilbake hvis du blir avbrutt av et spørsmål i chatten.
I kurset bruker vi som regel ti minutter på akkurat dette steget, før vi rører kamera eller mikrofon. Den tiden sparer deg for mange omtakninger senere.
Øv høyt, og gjør det i riktig rekkefølge
Å lese manus i hodet er ikke øving. Du må høre deg selv si ordene, helst stående og med samme utstyr som du skal bruke under sendingen. Første gjennomgang er til for å finne setninger som ikke fungerer i munnen. Stryk dem uten nåde.
Andre gjennomgang tar tiden. Sett en klokke ved siden av og noter hvor lenge hvert støttepunkt varer. Planlegg med litt luft, for det tar alltid lengre tid når du er nervøs eller når noen stiller et spørsmål underveis.
Tredje gjennomgang tar du opp. Spill av opptaket med lyden på og se etter ting du ikke merket selv: fyllord, rask pust, og steder der du mister tråden.
Ikke øv mer enn tre-fire ganger. Da begynner du å pugge, og det hører man.
Blikkontakt når tilhørerne er en linse
I en videosending ser du på skjermen, men tilhørerne opplever at du ser ned eller til siden. Løsningen er å la blikket hvile ved kameralinsen i de viktigste øyeblikkene: når du åpner, når du sier hovedbudskapet og når du avslutter.
Plasser notatene like under eller ved siden av kameraet, ikke langt ute på en annen skjerm. Da blir bevegelsen i blikket liten. Mange synes det hjelper å feste en liten lapp ved linsen, gjerne med et smilefjes eller et ord som «snakk til én person».
Det er lettere å snakke naturlig når du forestiller deg en konkret kollega på den andre siden. Velg gjerne en som pleier å stille gode spørsmål.
Når du skal lese opp et tall eller en dato, er det helt greit å se ned på notatet. Se opp igjen før du fortsetter.
Tempo og pauser som gir ro
Nervøse presentatører snakker fort. Lyden gjennom en mikrofon og komprimert video gjør dessuten at raske setninger flyter sammen. Sikt mot et tempo som kjennes litt for sakte når du øver. Det er som regel passe i en sending.
Bruk pauser bevisst. Ta en pause etter hovedbudskapet, før du bytter lysbilde og etter et spørsmål du stiller selv. Tre sekunder stillhet virker lenge for deg, men for tilhørerne er det tid til å tenke.
Pust ut før du begynner å snakke. Det senker skuldrene og gir en jevnere stemme. Hold et glass vann innen rekkevidde, men ta ikke slurker midt i en setning.
Hvis du merker at tempoet øker, avslutt setningen du er i, og ta en liten pause i stedet for å bremse midt i.
Sjekklisten før du trykker på start
En fast sjekkliste fjerner de små feilene som stjeler oppmerksomhet. Gå gjennom den femten minutter før sending, ikke i siste sekund. Da rekker du å rette opp det du finner, uten at pulsen stiger.
Start med det tekniske: kamera i øyehøyde, mikrofon på riktig nivå, lys på ansiktet og skjermdeling testet med riktig vindu. Gå så over til deg selv: har du vann, notater, og er telefonen satt på stille?
Til slutt leser du åpningssetningen høyt en gang til. Den er det du husker best, og den setter tonen for resten av sendingen.
Lagre listen som en fast fil, og tilpass den etter hver sending. Etter noen runder vet du hva som pleier å gå galt hos deg.
Etter sendingen: se tilbake og lær
Forberedelsen slutter ikke når du avslutter møtet. Hvis sendingen ble tatt opp, ser du gjennom de første to minuttene og de siste to. Der avgjøres inntrykket, og der finner du ofte det enkleste å forbedre.
Skriv ned tre ting som fungerte og én ting du vil gjøre annerledes neste gang. Små, konkrete notater er mer nyttige enn en lang vurdering du aldri leser igjen.
Be gjerne en kollega om en ærlig tilbakemelding på tempo og tydelighet. Spør om noe bestemt, for eksempel om budskapet kom frem, i stedet for om det var bra.
Samle notatene i samme fil som sjekklisten. Over tid får du en egen veiledning som passer akkurat din måte å presentere på.
God forberedelse handler om få, enkle vaner: ett tydelig budskap, øving høyt, blikk i linsen, rolig tempo og en fast sjekkliste. Ingen av delene krever dyrt utstyr. Prøv dem på neste interne briefing, så ser du raskt hva som gir mest effekt for deg, og bygg videre derfra uke for uke.